SafetyPrivacyverklaring SafetyPoints
Versie oktober 2026. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens SafetyPoints verwerkt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u hebt.
1. Wie zijn wij?
De verwerkingsverantwoordelijke is SafetyPoints BV, met zetel te Kluizendorpstraat 25, 9940 Evergem, ondernemingsnummer 0739 783 762.
Voor alle vragen over privacy kunt u ons bereiken via info@safetypoints.be of per post op het adres hierboven. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat dat voor onze activiteiten niet wettelijk verplicht is.
2. Op wie is deze verklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, in het bijzonder:
- contactpersonen van klanten met een onderhoudsovereenkomst of een aankoop van een SafetyPoint;
- contactpersonen van prospecten en wie een offerte of informatie aanvraagt;
- bezoekers van onze website www.safetypoints.be en van onze pagina's op LinkedIn, Facebook en Instagram;
- contactpersonen van leveranciers, onderaannemers en partners.
Wij richten ons in de eerste plaats tot ondernemingen en organisaties. De gegevens die wij verwerken zijn dus vooral zakelijke contactgegevens.
3. Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, adres.
- Gegevens over de overeenkomst: offertes, bijzondere voorwaarden, locatie van de SafetyPoints, contactpersoon ter plaatse en toegangsafspraken (bijvoorbeeld badge- of sleutelregeling).
- Onderhoudsgegevens: de vaststellingen op de onderhoudsfiche, zoals de toestand van de unit en het vervangen materiaal.
- Facturatiegegevens: ondernemings- en btw-nummer, facturatieadres, betalingsgegevens en betaalhistoriek.
- Communicatie: e-mails, berichten via het contactformulier en via sociale media, en notities van gesprekken.
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype en surfgedrag op onze website, voor zover u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner (zie punt 10).
Wij verwerken geen gegevens over personen die het materiaal uit een SafetyPoint gebruikt hebben. De onderhoudsfiche vermeldt welk materiaal vervangen is, niet wie het gebruikt heeft of waarom. Wij vragen onze klanten ook om ons geen gezondheidsgegevens van hun personeel of bezoekers door te geven.
4. Waarom verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doelen en op een rechtsgrond uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):
| Doel | Voorbeelden | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Offertes opmaken en vragen beantwoorden | Offerteaanvraag via website, e-mail of telefoon | Stappen vóór een overeenkomst |
| Uitvoeren van de overeenkomst | Onderhoudsbeurten plannen, uitvoeren en rapporteren; levering en plaatsing | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en boekhouding | Facturen, betalingsopvolging, boekhoudkundige verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Klantenbeheer en kwaliteit | Klantendossier, opvolging van meldingen en klachten | Gerechtvaardigd belang |
| Zakelijke communicatie en marketing | Nieuwsbrief en informatie over gelijkaardige producten aan klanten en zakelijke contacten | Gerechtvaardigd belang of toestemming |
| Website en sociale media | Werking en beveiliging van de website, statistieken, berichten op onze pagina's | Gerechtvaardigd belang of toestemming (cookies) |
| Samenwerking met leveranciers | Bestellingen, onderaanneming (bv. keuring van blustoestellen) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Rechten verdedigen | Bewijs bij een geschil of schadeclaim | Gerechtvaardigd belang |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen voor u.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzameld hebben, of zolang de wet ons dat oplegt:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Klantgegevens, overeenkomsten en onderhoudsfiches | Duur van de overeenkomst, plus 10 jaar (verjaringstermijn) |
| Facturen en boekhoudkundige stukken | 10 jaar (wettelijke bewaartermijn) |
| Prospecten en offerteaanvragen zonder overeenkomst | 3 jaar na het laatste contact |
| Berichten via contactformulier of sociale media | Zolang nodig om uw vraag af te handelen, maximaal 1 jaar, tenzij er een overeenkomst uit volgt |
| Inschrijving op de nieuwsbrief | Tot u zich uitschrijft |
| Leveranciers en onderaannemers | Duur van de samenwerking, plus 10 jaar |
| Cookies | Zie het cookiebeleid op onze website |
Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.
6. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, met:
- onderaannemers die een deel van de opdracht uitvoeren, zoals een bevoegd technicus voor de keuring van blustoestellen of het onderhoud van een AED;
- dienstverleners die gegevens voor ons verwerken, zoals onze IT- en hostingpartner, ons boekhoud- en facturatiepakket, ons e-mail- en CRM-systeem en onze boekhouder;
- transporteurs voor de levering van units en materiaal;
- overheden of gerechtelijke instanties, als de wet ons daartoe verplicht.
Met partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken volgens onze instructies.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij bewaren uw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige dienstverleners, zoals aanbieders van e-mail-, cloud- en socialemediadiensten, kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Zo is de toegang tot onze systemen beveiligd met persoonlijke accounts en sterke wachtwoorden, hebben alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben er toegang toe, en bewaren wij toegangsinformatie van klanten (codes, badges, sleutels) veilig en gescheiden van de adresgegevens.
Stellen wij een datalek vast met een risico voor uw rechten, dan melden wij dat aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, als het risico hoog is, ook aan u.
9. Nieuwsbrief en zakelijke communicatie
Bent u klant, dan kunnen wij u per e-mail informeren over gelijkaardige producten en diensten van SafetyPoints. Ook andere zakelijke contacten kunnen wij informatie sturen die relevant is voor hun organisatie. Particulieren en andere contacten sturen wij alleen marketing per e-mail als zij daarvoor toestemming gegeven hebben.
Elke e-mail bevat een link om u eenvoudig uit te schrijven. U kunt ook altijd een e-mail sturen naar info@safetypoints.be.
10. Website, cookies en sociale media
Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de site. Analytische en marketingcookies plaatsen wij alleen met uw toestemming, die u via de cookiebanner kunt geven en altijd kunt intrekken. Meer informatie staat in ons cookiebeleid.
Wanneer u onze pagina's op LinkedIn, Facebook of Instagram bezoekt of er een bericht plaatst, verwerken die platformen ook zelf uw gegevens, volgens hun eigen privacybeleid. Voor de statistieken van onze pagina's zijn wij samen met het platform verantwoordelijk.
11. Uw rechten
U hebt de volgende rechten over uw persoonsgegevens:
- recht op inzage: weten welke gegevens wij over u verwerken en een kopie ervan krijgen;
- recht op verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen;
- recht op wissing: uw gegevens laten verwijderen, tenzij wij ze nog moeten bewaren, bijvoorbeeld voor de boekhouding;
- recht op beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld terwijl een vraag tot verbetering onderzocht wordt;
- recht op overdraagbaarheid: de gegevens die u ons gegeven hebt in een gangbaar formaat ontvangen of laten doorsturen;
- recht van bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
- intrekking van toestemming: een gegeven toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit de verwerking daarvoor onrechtmatig maakt.
U kunt uw rechten uitoefenen via info@safetypoints.be. Wij antwoorden binnen een maand. Als we twijfelen aan uw identiteit, kunnen we u vragen die te bevestigen. Het uitoefenen van uw rechten is gratis.
12. Klacht
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, zodat we een oplossing kunnen zoeken. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De meest recente versie staat altijd op www.safetypoints.be. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij onze klanten op de hoogte.